home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (3rd Edition) / The Business Master (3rd Edition).iso / files / business / eims / eims.doc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1989-08-19  |  13.8 KB  |  320 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.                                        E.I.M.S.
  6.                                      Version  1.0
  7.                      (Equipment Inventory & Maintenance Scheduler)
  8.  
  9.               This program maintains an equipment inventory, user defined
  10.          maintenance costs for each item, and scheduled maintenance for each
  11.          item.  Maintenance can be scheduled for almost anything needed.
  12.          Although based on time schedules, this can still be used for at
  13.          least checking other maintenance based systems.
  14.  
  15.               The program offers virtually unlimited record capacities.
  16.          It also uses auto lookup tables and scrolling record windows for
  17.          ease of use.  It will even blank your monitor screen after 10
  18.          minutes of inactivity to protect it from burn in.
  19.  
  20.               Depending on your particular needs, a quick check can be made
  21.          periodically to see what maintenance is due.  You will probably
  22.          want to print scheduled reports on a timely basis for this purpose.
  23.          A date prompt is provided so as to enter a later date if desired.
  24.          This gives the capability of planning a schedule for perhaps a week
  25.          or month ahead of time.  A display option is also available for
  26.          fast checks and maintenance updates. (See registered version below)
  27.  
  28.               Although the program is primarily designed for scheduled
  29.          maintenance and costs, repairs can be maintained just as well.
  30.          Scheduled maintenance days have to be provided however.  To avoid
  31.          listing repair records in the scheduled maintenance reports and
  32.          displays, create separate records for this purpose.  You can enter
  33.          a large number of days such as 9999 which will create a future date
  34.          that will be meaningless for all practical purposes.
  35.  
  36.               Requirements for this program are at least 512k ram and a
  37.          proper CONFIG.SYS file in the root directory.  A hard disk is
  38.          also highly recommended.  This is a large application and a separate
  39.          directory should be created for it's use.  Please see CONFIG.SYS
  40.          below for further information concerning this file.
  41.  
  42.               Please read the following instructions before using, especially
  43.          the section explaining the use of the keyboard keys in the program.
  44.          Sample files are included for test purposes.  You may delete the
  45.          records when thru with them.  You can also copy the program file
  46.          EIMS.EXE only, it will create the necessary data files.  To start
  47.          the program, enter EIMS at the prompt.
  48.  
  49.              If you like this program, registration is only 35.00.  You
  50.          will then be sent the enhanced registered version with additional
  51.          features such as the option of displaying the maintenance due on
  52.          screen and additional compact summary cost reports.
  53.  
  54.              Please feel free to make copies of this version for anyone who
  55.          may have need of it.
  56.  
  57.              Your support is appreciated.  Feedback is welcome.
  58.  
  59.  
  60.                                        I. J. Smith
  61.                                        9795 Rustling Oaks
  62.                                        Baton Rouge, La. 70818
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.               The program is straight forward with the following steps:
  71.  
  72.                  1.  Add Equipment records.          Main Menu option B
  73.                  2.  Add Maint descriptions           ''   ''    ''   D
  74.                  3.  Add eqpt Locations               ''   ''    ''   E
  75.                  4.  Add Maintenance records.         ''   ''    ''   C
  76.                  5.  Enter and process maintenance.   ''   ''    ''   A
  77.                  6.  Use reports as needed.           ''   ''    ''   F
  78.  
  79.               The order shown is for first time use.  Many items can be added
  80.          when their tables are displayed for lookup purposes from various
  81.          data prompts by simply pressing the INSert key.
  82.  
  83.  
  84.                                FUNCTION KEY USAGE
  85.  
  86.             The following keyboard keys are used in the multiple record
  87.        table windows.  A popup window will appear from these keystrokes.
  88.        A description of the action will appear in this window such as
  89.        'This record will be added' or 'Press ENTER to delete'.  You can
  90.        press the ESC key to cancel or in the case of the deletion, press
  91.        ENTER and the record is then removed.  You may find it easier to
  92.        add records by being situated where you want to add the record...
  93.        thus the use of the INSert key.
  94.  
  95.                    KEY       FUNCTION
  96.                  -------     ---------------------------------------------
  97.                  INSert      Used for adding new records.  Record will
  98.                              automatically be inserted in proper position.
  99.  
  100.                  DELete      Used for deleting highlighted records.
  101.  
  102.                  ENTER       Used for changing highlighted record.
  103.  
  104.                  ESC         Cancel or exit.
  105.  
  106.                  ARROWS      These keys are used to scroll thru the records
  107.                              one at a time.
  108.  
  109.                  PgUp        Displays previous window of records.
  110.  
  111.                  PgDn        Displays next window of records.
  112.  
  113.                  CTRL PgUp   Displays records from beginning of file.
  114.  
  115.                  CTRL PgDn   Displays records from end of file.
  116.  
  117.                  LOCATOR     Locator fields are used to locate records more
  118.                              quickly.  As you enter the number desired, the
  119.                              program will highlight the nearest record found.
  120.                              These are located in the upper left corners of
  121.                              the record table windows.
  122.  
  123.             The data entry windows are fairly straight forward.  You simply
  124.        add or change data as needed with the ENTER key.  Use of the ESC key
  125.        can also restore data if you wish.  The ARROW keys can also be used to
  126.        step thru the data fields.  If your data is correct, you can also
  127.        press CTRL-ENTER and not have to step thru the fields.
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.             Lookup fields are also used thruout the program.  If prompted
  137.        for a number for example, you can enter the number desired or if
  138.        blank simply press ENTER.  Choices will then be displayed in a table.
  139.        The table will also be displayed if the number you enter does not
  140.        exist.  If the number is new, it can be added by simply pressing the
  141.        insert key.  Where appropriate, some tables will automatically pop
  142.        up for your choices.
  143.  
  144.  
  145.                                   SCREEN BLANKER
  146.  
  147.              The program has a built in feature that will blank the monitor
  148.         screen after 10 minutes of inactivity.  This feature is to help
  149.         protect your screen from burn in.  Simply press one of the arrow
  150.         keys to refresh the screen display.
  151.  
  152.  
  153.         Main Menu option A   Maintenance Transactions
  154.  
  155.              Use this option to enter your routine maintenance costs.  A
  156.         menu will pop up for the options available.  Option A will display
  157.         the record table.  If there are no records then the program will
  158.         display the data entry window to start adding them, otherwise use
  159.         the keyboard keys as described above.
  160.  
  161.              Two reports can be printed for your records if desired.  The
  162.         report by reference could be useful to balance by invoice or dates.
  163.         Your needs will dictate their usage.
  164.  
  165.              Make sure you have printed required reports before choosing
  166.         the process entries option.  They will be deleted at that time.
  167.         When the transactions are posted, the costs are updated in the
  168.         maintenance cost records and the date is used to update the next
  169.         scheduled maintenance.
  170.  
  171.              Negative amounts can be entered by pressing the minus key
  172.         after the number entered.
  173.  
  174.  
  175.         Main Menu option B   Equipment File
  176.  
  177.              Use this option to enter your equipment information.  The
  178.         sample records and reports should be helpful in establishing your
  179.         file.  Records are kept in the order of the equipment number so a
  180.         well established numbering system will make it much easier for your
  181.         reports, etc.  You can use letters or numbers.  The way letters and
  182.         numbers are sorted however, you may want to use numbers only or
  183.         only letters for the first few digits.
  184.  
  185.              If you would like to maintain an inventory by location then
  186.         you will want to establish locations.  A file is provided for this
  187.         purpose.  This also allows you to print various reports by location.
  188.  
  189.              A depreciation field is also provided for inventory purposes.
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.         Main Menu option C   Maintenance File
  203.  
  204.              This file contains the maintenance costs and dates for scheduled
  205.         maintenance reports.
  206.  
  207.              Scheduled maintenance is projected from the last date the
  208.         maintenance was done plus the number of days entered for each needed
  209.         follow up.  Records must be established for each piece of equipment.
  210.         Use the description file to establish like costs since they will
  211.         allow you to run cost reports by their cost descriptions.
  212.  
  213.              Enter the number of days you want to schedule the item to appear
  214.         on the scheduled maintenance display or report.  As stated earlier,
  215.         if you do not want the item used for scheduling, enter 9999 days and
  216.         it will be scheduled well into the next century.  This can be useful
  217.         for repairs, fuel, or other purposes.
  218.  
  219.  
  220.         Main Menu option D   Description File
  221.  
  222.              Cost description records to be used in the maintenance records
  223.         described above.  These cost types are also used for costs by type
  224.         reports.
  225.  
  226.  
  227.         Main Menu option E   Locations
  228.  
  229.              Records used to maintain locations of equipment.
  230.  
  231.  
  232.         Main Menu option E   Reports
  233.  
  234.              The descriptions on this menu should be self explanatory to
  235.         produce the various reports generated by the program.  The best way
  236.         to find out which reports you need is to try them out.  Use the
  237.         sample records included for this purpose.  You may want to add a few
  238.         of your own before testing them.  Even if you only want to use the
  239.         program for scheduled maintenance, you may find features such as
  240.         location and equipment value reports to be quite helpful.
  241.  
  242.              The maintenance scheduled report option allows you to enter
  243.         the date you want to use for the report.  If you would like to
  244.         schedule the maintenance a week ahead then simply enter the next
  245.         week ending date for the report.
  246.  
  247.              The display option will display the needed maintenance records
  248.         as per entered date also.  Since the record can be updated from this
  249.         screen, this makes it very convenient to update the maintenance date
  250.         while waiting for invoices etc.  (See registered version above for
  251.         this additional feature.)
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.                                   CONFIG.SYS file
  269.  
  270.             As stated above, the program will not work without a proper
  271.        CONFIG.SYS file in your root directory.  It should contain lines of
  272.        code such as:
  273.                         files=24
  274.                         buffers=16
  275.  
  276.             You can use your editor to check for these lines of code.  The
  277.        numbers are not critical and can be less.  What's important is that
  278.        you have this file.  You can check for it's existence by simply
  279.        entering  TYPE CONFIG.SYS  at the prompt of your root directory.  If
  280.        DOS returns a file not found message, you can copy the CONFIG.DTA
  281.        file included with this application.  After it has been copied into
  282.        your root directory, rename it CONFIG.SYS.  You must restart your
  283.        system for this file to take effect.
  284.  
  285.             This file can be sent to your printer by typing the following
  286.        at the DOS prompt:
  287.  
  288.                              COPY EIMS.DOC LPT1:
  289.  
  290.  
  291.          ================================================================
  292.                                      DISCLAIMER
  293.          ----------------------------------------------------------------
  294.          USER ASSUMES ALL LIABILITIES IN THE USE OF THIS APPLICATION. DUE
  295.          TO THE NATURE OF THIS PROGRAM AND THE MANY VARIOUS COMPUTERS AND
  296.          OPERATING SYSTEMS BEING USED, IT IS THE USER'S RESPONSIBILITY TO
  297.          INSURE THE FITNESS OF THE PROGRAM FOR IT'S INTENDED PURPOSE. THE
  298.          APPLICATION HAS BEEN TESTED.     HOWEVER, IT IS STILL THE USER'S
  299.          RESPONSIBILITY TO UNDERSTAND AND USE IT PROPERLY.  NO WARRANTIES
  300.          ARE EXPRESSED OR IMPLIED.  AS WITH ALL COMPUTERS, BACKUPS OF ALL
  301.          IMPORTANT DATA FILES SHOULD BE MADE PERIODICALLY.
  302.          ================================================================
  303.  
  304.  
  305.              Other programs by this author you may like to try out:
  306.  
  307.            SPC-INVENTORY PLUS            Inventory, Sales & Purchases
  308.            WYS-ACCOUNTS RECEIVABLE       Very easy to use
  309.            SALES-BIZ                     Sales tracking
  310.            COST-BIZ                      Job cost
  311.            PC-BID & BID-BIZ              Estimating & bidding
  312.            EASY QUOTE                    Product price quotes
  313.  
  314.  
  315.          NOTE:  If you have a color system and this program does not come up
  316.                 in color, try entering  MODE CO80  just prior to executing
  317.                 the program.  If this problem is consistent with this or other
  318.                 programs on your system, you may want to consider using BAT
  319.                 files to run them with this line of code in them.
  320.